اتوماسیون و کارتابل

بخش اتوماسیون و کارتابل جهت انجام کارها بصورت اتوماتیک در نرم افزار قرار داده شده است. بدین ترتیب که با برنامه ریزی کاربران، برنامه زمانبندی کارها و پیغام هایی که باید از طریق پاپ آپ، پیامک و ایمیل ارسال شود انجام می پذیرد.

موارد کاربرد :

  • تنظیم و ارسال کارهایی که کاربران باید در طول روز، هفته یا ماه انجام دهند به کارتابل آنان.
  • یادآوری کارهایی که باید انجام گردد. به این صورت که کاربر برای خود و یا برای کاربران دیگر کار تعریف می کند و نرم افزار این کارها را در موعد مقرر بوسیلهء پاپ آپ، پیامک و ایمیل به کاربران یاد آوری می کند.
  • ارسال کارها بوسیلهء پیامک در زمان مشخص به موتورسواران یا همکارانی که کارهای بیرون از شرکت را انجام می دهند.
  • ارسال ایمیل یا پیامک تبریک تولد، تشکر بابت خرید، اطلاع رسانی سررسید چک، اتمام بیمه نامه و یا موارد دیگر به مشتریانی که پروندهء آنان ثبت شده. به این صورت که این تاریخ ها در پروفایل آنان ثبت می گردد و به محض رسیدن به آن تاریخ، نرم افزار پیامهای از قبل ثبت شده را به آنان ارسال می نماید.
  • ارسال کار توسط مدیر به کارتابل کاربران با امکان تعیین زمان شروع و مهلت انجام کار و قابلیت ارسال نتیجه انجام کار و توضیحات آن پس از انجام توسط کاربران و ارسال نتیجه به مدیر ارسال کننده.

اتوماسیون

در این قسمت می توان پیغام هایی که می خواهیم برای کاربران یا برای پرونده ها ارسال گردد تعیین نمود. این ارسالها میتواند بصورت پاپ آپ، پیامک و ایمیل باشد.

این اتوماسیون ها به دو صورت می تواند ثبت گردد:

  • در صورتی که بخواهیم این متن عینا برای کاربر و یا پرونده ای ارسال گردد، آن متن را درون یک اتو ماسیون جدید بسته به انتخاب شما در قسمت پاپ آپ، پیامک و ایمیل درج می گردد. مانند پیام های تبریک تولد، سررسید چک، اتمام بیمه نامه، برگزاری دوره آموزشی و …
  • بعضی مواقع متن کاری که می خواهیم به پرسنل یا مشتریان ارسال کنیم ثابت نمی باشد و در قالب کاری است که میخواهیم به کاربر ارجاع دهیم در این مواقع متن پاپ آپ یا پیامک می تواند شامل همان متنی باشد که ما در کارتابل برای خود و یا دیگران کار ایجاد می نماییم و به عبارت بهتر متنی متغیر می باشد و برای هر کار به صورت
    اختصاصی اطلاع رسانی آن فرق می کند. بعنوان مثال می خواهیم به کاربر کاری ارجاع دهیم مبنی بر اینکه با آقای ایکس تماس بگیرد و شرایط فروش را به او اعلام کند و در این مواقع این توضیحات را می توان درون همان کاری که ارجاع می نماییم نوشت و نوشتن این متن هم در کارتابل و هم ساخت اتوماسیون برای آن زمان بر می شود. برای این قبیل کارها می توان اتوماسیون پاپ آپ یا پیامک را در عنوان و در توضیحات خط تیره “-” قرار داد . نرم افزار با دیدن خط تیره همان متن نوشته شده در کارتابل را برای کاربر، از طریق پیامک یا پاپ آپ ارسال می کند.

ساخت اتوماسیون:

  • وارد قسمت اتوماسیون شوید.
  • برای ساخت اتوماسیون جدید در نوار ابزار بر روی جدیدکلیک نمایید.

به طور مثال این اتوماسیون را برای مواقعی می خواهید که مشتری جدیدی از شما خرید می کند و وقتی پرونده اش ثبت می گردد پیام تشکری از سوی سازمان شما به صورت پیامک و ایمیل برای او ارسال شود.

  • سپس در کادر “عنوان” عنوان مورد نظر را وارد نمایید. پیام تشکر
    برای مشتریان جدید.
  • سربرگ پاپ آپ که نیازی به فعال نمودن ندارد زیرا مشتری چون کاربر نیست پاپ آپ برای او ارسال نمی شود. سپس به سربرگ پیامک می رویم.
  • در سربرگ پیامک گزینه “فعال” را تیک می زنیم.
  • سپس متن تشکر را در کادر متن وارد می کنیم.

نکته مهم: اگر بخواهیم در متن پیامک ارسالی به مشتریان عنوان پرونده مشتری یا کد پرونده مشتری و یا تاریخ همان فیلد که وقتی مقدار به آن تاریخ می رسد پیامک یا ایمیل به مشتری ارسال می گردد در متن پیامک درج شود، از مقادیر
ذیل در متن پیامک استفاده می کنیم. نرم افزار بصورت اتوماتیک، عنوان ، کد یا تاریخ را از همان پرونده برداشته و در متن قرار می دهد.

  • به جای عنوان پرونده _ctitle_
  • به جای کد پرونده _ccode_
  • به جای تاریخ _vtitle_
  • اگر بخواهیم زمانی که در فرم های پرونده یک مشتری تاریخ را ثبت می کنیم (تنظیم این قسمت در بخش بعدی توضیح داده می شود) این اتوماسیون به شماره پیامک آن پرونده ارسال گردد، تیک ارسال را روی پرونده مربوط به فیلد اطلاعاتی قرار می دهیم.
  • در صورتیکه بخواهیم در زمان اجرای این اتوماسیون، ایمیل نیز به پرونده ارسال گردد، به سربرگ ایمیل رفته و تیک فعال بودن آن را نیز می زنیم.
  • سپس انتخاب می کنیم از کدام یک از آدرس ایمیل هایی که قبلا در کنترل پنل برنامه وارد کرده ایم می خواهیم ایمیل ارسال گردد.
  • سپس از قالب ایمیل هایی که قبلا در قسمت ایمیل ایجاد کرده ایم یکی را انتخاب می کنیم. به عنوان مثال می خواهیم هنگام تشکر بابت خرید مشتری توسط یک ایمیل لیست قیمت سایر محصولات نیز برای او ارسال شود. پس قالب ایمیل لیست قیمت که قبلا ایجاد نموده ایم را انتخاب می کنیم و مانند قسمت قبل، ارسال را روی
    پرونده مربوط به فیلد اطلاعاتی می گذاریم تا برای همان پرونده ارسال شود و در آخر ثبت را می زنیم.

بدین ترتیب یک اتوماسیون ایجاد نمودیم که نحوهء ارسال و کار با آن را در قسمت بعد توضیح خواهیم داد.

ساخت اتوماسیون بدون متن:

همانطور که قبلاً توضیح دادیم گاهی مواقع متن اتوماسیون از قبل تعیین شده نمی باشد. یعنی در قالب تبریک یا اطلاع رسانی به یک مشتری نمی باشد بلکه مثلا مدیر می خواهد کاری را به کاربران ارجاع دهد که متن و عنوان اتوماسیون که می خواهیم بصورت پاپ آپ یا پیامک به کاربر ارسال شود درون همان کارتابل که مدیر ارسال می کند نوشته می شود و همان عنوان و متنی برای کاربر نمایش داده شود. در این موارد اتوماسیون را مانند ذیل ایجاد می نماییم:

  • به قسمت اتوماسیون رفته و در نوار ابزار بر روی دکمهء جدید جهت ایجاد اتوماسیون جدید کلیک می کنیم.
  • در قسمت عنوان متنی نمی نویسیم و تنها علامت خط فاصله (-)می گذاریم این علامت یعنی اگر در قسمت کارتابل کاری تعریف نمودیم که برای پرسنل ارسال کنیم و برای آن کار خواستیم اتوماسیون پاپ آپ یا پیامک تعیین کنیم عنوان پاپ آپ شامل عنوان آن کارتابل باشد. بعد از خط فاصله می توانیم هر اسمی برای اتوماسیون بگذاریم
    که بتوان تشخیص داد آن اتوماسیون چه کاری انجام می دهد.
    مثلا “-پاپ آپ” یعنی این اتوماسیون هرگاه تعیین شود به کاربری که باید کار را انجام دهد پاپ آپ ارسال می گردد.
    • در متن هم خط فاصله – می گذاریم یعنی متنن توضیحات کار هم در همان کارتابلی که ایجاد می شود نوشته شود.

همین عملیات ساخت اتوماسیون را می توان انجام داد و این بار کاری که می خواهیم ارجاع دهیم مثلا برای پرسنل داخل شرکت نیست و برای موتور سوار تحصیلدار شرکت می باشد و می توان سر برگ پیامک را فعال نمود و در متن آن – گذاشت و عنوان آن را – پیامک تحصیلدار نامگذاری نمود.

    • – یا اگر می خواهیم هر کاری که کاربران برای خود و یا برای کاربران دیگر ارسال می کنند یک پیامک از آن کار برای مدیر داخلی پیامک شود ، سر برگ پیامک را نیز نیز فعال نموده و جای متن – قرارداده و ارسال را روی شماره قرار داده و موبایل مدیر داخلی را داخل آن وارد می نماییم.

نکته :در اتوماسیون های پیامک و ایمیل می توان چند شماره یا ایمیل را برای آن اتوماسیون تعیین نمود و آنان را با کاراکتر ; (نقطه ویرگول) از هم جدا نمود.

کارتابل:

کارتابل عبارت است از کارهایی که کاربران می توانند برای خود و دیگران ثبت کنند تا انجام گردد. این کار می تواند زمان مشخصی برای شروع و مهلت انجام، ضمیمه و توضیحات داشته باشد و می تواند توسط کاربر و یا بصورت اتوماتیک توسط توسط سیستم اتوماسیون نرم افزار انجام گیرد و نتیجه آن را می توان برای ارسال کننده کار فرستاد تا نتیجه مشخص گردد.

ایجاد کارتابل جدید:

  • به قسمت کارتابل رفته و در نوار ابزار بر روی دکمهء جدیدجهت ایجاد کارتابل جدید کلیک می کنیم.
  • عنوان کاری که باید انجام شود را در قسمت عنوان می نویسیم.
  • در نحوه ارسال مشخص می نمائیم این کار را چه کسی یا کسانی باید انجام دهند.
    در صورتیکه کار همگانی می باشد ارسال برای همه و یا اگرمربوط به خودمان یا شخصی خاص می باشد، کاربر مورد نظر را انتخاب می نمائیم. همینطور می توان این کار برای کاربرانی که مثلا سطح دسترسی مدیران میانی را دارند ارسال گردد.
    • جهت تعیین زمان انجام کار به سر برگ “زمانبندی” مراجعه نموده و زمان شروع آن را ثبت می نمائیم.

نکته :اگر کاری باید انجام شود که زمان خاصی ندارد می توان برای آن زمان شروع و مهلت اجرا تعیین نکرد.
“زمان شروع” شامل تاریخ و ساعت می باشد دقت نمائید فرمت ساعت H24 می باشد یعنی برای ساعتهای بعد از ظهر حتما از ساعت ۱۳ الی ۲۴ استفاده نمائید. مثلا ساعت ۱۵:۳۰ تاریخ ۱۵/۱۰ را ثبت می نمائیم.

  • اگر می خواهیم در این زمان برای ما پیغام یادآوری ارسال گردد باید برای آن اتوماسیون تعیین نمود که همانطور که در بخش قبل توضیح داده شد اتوماسیون می تواند شامل پاپ آپ، پیامک و ایمیل با متن های از پیش نوشته شده باشد و یا اگر در اتوماسیون به جای عنوان و توضیح خط تیره نوشته شد، یعنی همان عنوان و توضیحاتی که در کارتابل نوشته شده در پاپ آپ یا پیامک نمایش داده می شود. در اینجا ما می خواهیم بوسیله پاپ آپ به ما یاد آوری نماید پس اتوماسیون (- پاپ آپ ) را انتخاب می نمائیم . اگر این اتوماسیون قبلا ایجاد نشده بود می توان با کلیک
    روی علامت + به قسمت اتوماسیون رفته و آن را ایجاد نمائیم.
  • اگر این کار مهلت انجام دارد و تا زمان خاصی باید انجام پذیرد تیک تعیین مهلت اجرا را نیز زده و تاریخ و ساعت مهلت اجرا را وارد می نمائیم و اگر می خواهیم پایان مهلت نیز از طریق پاپ آپ به ما یادآوری گردد اتوماسیون پاپ آپ را برای آن هم انتخاب می نمائیم.
  • در صورتیکه در متن کاری که داریم ارجاع می کنیم ضمیمه ای داشته باشد مثلا میخواهیم بگوئیم با پرونده X تماس بگیر یا به این دسته پیامک ارسال شود می توان این اطلاعات را نیز در قسمت ضمائم انتخاب کرد که کسی که می خواهد کار را انجام دهد این اطلاعات را نیز ببینید.
  • در اینجا کار ایجاد کارتابل به پایان می رسد. سربرگ نتیجه فعلا خاموش است و نمی توان نتیجه ای ثبت کرد زیرا هنوز زمان انجام کار شروع نشده و قاعدتا هنوز نتیجه آن مشخص نشده که بتوان ثبت نمود.
  • هر گاه زمان انجام کار فرا رسید برای کسی که این کار را در کارتابل او قرار داده ایم بنا به اتوماسیونی که انتخاب نمودیم پاپ آپ، پیامک یا ایمیل ارسال می گردد و به آن کاربر یا شخص اطلاع می دهد که باید کاری را به انجام رساند.
  • شخصی که پاپ آپ برای او ارسال می شود می تواند روی فرستنده کلیک نموده و کارتابل را باز کند و متن آن را بخواند و وقتی کار مورد نظر را انجام داد نتیجه آن را در سر برگ نتیجه ثبت نماید. و یا می تواند در قسمت نتیجه، کار را به کاربر دیگری ارجاع داده یا لغو کند و علت آن را بنویسید و یا سایر مواردی که در منوی کشویی نتیجه موجود است را انتخاب کند و در صورتیکه می خواهد نتیجه آن به ارجاع کننده از طریق پاپ آپ ارسال شود اتوماسیون پاپ آپ را انتخاب میکند.

به این نکته باید دقت شود که زمانی که نتیجه تعیین شده ثبت گردید دیگر هیچ کاربری قادر به تغییر آن کارتابل نمی باشد.

  • در این قسمت نیز مانند سایر قسمت های نرم افزار می توان با کلیک راست روی نوار افقی لیست کارتابل (یکی از سرستون ها) و انتخاب ویرایشگر فیلتر می توان انواع گزارشات موردنیاز را از کارتابل ها استخراج کرد.

گاهی اوقات در فرم های پرونده ها فیلدهایی با فرمت “تاریخ” ایجاد می شود.به عنوان مثال در فرم سازی یک شرکت، فیلدهای اتمام بیمه، تاریخ خرید، تاریخ عضویت، تاریخ باطل شدن پاسپورت، تاریخ انقضاء محصول و ……. وجود دارد. برای این قبیل فیلد ها می توانیم در قسمت فرم تعیین نمائیم وقتی در یک پرونده زمان به این تاریخ که رسید یک اتوماسیون پیامک یا ایمیل ارسال شود مثلا در پرونده تاریخ اتمام قرارداد درج شده و وقتی آن روز به ساعتی که ما تنظیم نموده ایم رسید به پرونده پیامکی ارسال شود که قرارداد شما تمام شده جهت تمدید آن اقدام نمائید. یا وقتی تاریخ تولد ثبت شده، هر سال راس آن تاریخ پیامک و ایمیل تبریک به مشتری ارسال گردد.

  • برای انجام این کار ابتدا اتوماسیون مربوطه را در قسمت اتوماسیون که قبلاتوضیح داده شد ایجاد نمائید. به عنوان مثال می خواهید تاریخ اتمام بیمه شخص ثالث را به مشتری خود از طریق پیامک و ایمیل اطلاع دهید. پس اتوماسیون آن را ایجاد نمائید و ارسال را روی پرونده مربوط به فیلد اطلاعاتی قرار دهید.
  • به قسمت فرم ها در نرم افزار مراجعه نمائید و روی فرم مربوطه که مد نظر می باشد مراجعه نموده و فیلد اطلاعاتی که نوع آن تاریخ است و مد نظر ما می باشد را با کلیک کردن انتخاب نمایید و در کادر سمت چپ (کادر تنظیمات) تیک اتوماسیون را فعال نموده و از بین اتوماسیون ها اتوماسیونی که قبلا ایجاد کرده بودیم را انتخاب کنید و اگر قبلا اتومسیون لازم را ایجاد نکرده اید، می توانید روی علامت + کلیک کنید و وارد اتوماسیون شده و اتوماسیون دلخواه را ایجاد نمایید.

سپس ساعتی که مد نظر است آن پیغام در آن ساعت در روز مشخص ارسال گردد را می نویسیم. مثلا می خواهیم در روز تعیین شده ساعت ۹ صبح این پیامک و ایمیل ارسال شود پس ساعت ۰۹:۰۰ را درج می نمائیم. در این مورد تیک فقط یکبار را می زنیم چون یک بار در این روز بیمه به اتمام رسیده ولی اگر کاری بود که هر ماه باید اطلاع رسانی شود روی ماهیانه و اگر مثلا تبریک تولد باشد می توان سالیانه را انتخاب کرد.

در اینجا کار تنظیم به اتمام رسیده است. حال اگر در پرونده ای فیلد تاریخ اتمام بیمه نامه پر شود در آن تاریخ راس ساعت ۹:۰۰ پیامک و ایمیل برای تلفن همراه و آدرس ایمیلی که در آن پرونده ثبت شده ارسال می گردد.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.