ثبت سریع پرونده

ثبت سریع پرونده

روند پیش فرض نرم افزار پی سی آفیس برای ثبت پرونده به این صورت است که کاربر ابتدا پرونده را ثبت می کند و بعد از آن با مراجعه به بخش های مختلف اطلاعات پرونده، آنها را تکمیل می کند. شاید این روند برای بعضی ها دشوار و طولانی باشد به همین دلیل یکی از امکاناتی که به نرم افزار پی سی آفیس برای افزایش سهولت و سرعت بخشیدن به روند ثبت پرونده ها اضافه شده، ثبت سریع است.

با فعال کردن این امکان، بعد از دریافت تماس، بدون رفتن به قسمت پرونده ها و کلیک بر روی ایجاد پرونده جدید میتوان اطلاعات تماس و پرونده ی مربوط به تماس و اطلاعات مربوطه به شرح زیر را ثبت کرد.

  • شماره تلفن ها.
  • آدرس های ایمیل.
  • آدرس های پستی.
  • فیلدهای اطلاعاتی در قسمت فرم ها.

نحوه فعال کردن امکان ثبت سریع

برای فعال کردن این امکان “ثبت سریع پرونده” به قسمت “پرونده” بروید و در نوار ابزار در سربرگ “ابزار پرونده” بخش“تنظیمات” را انتخاب کنید. در پنجره ی جدید به سربرگ “متفرقه” بروید.

  • دسته پیش فرض هنگام ثبت سریع: در این قسمت می توانید یک یا چند دسته را که بیشترین پرونده در آن ثبت می شود را به عنوان دسته پیش فرض مشخص کنید تا ثبت پرونده سریع تر انجام شود. (بدیهی است که هنگام ثبت پرونده می توانید دسته های پیش فرض را تغییر دهید)

  • استفاده از فرم ثبت سریع: برای استفاده از فرم ثبت سریع حتما این گزینه انتخاب شده باشد

بعد از تنظیم و فعال کردن ثبت سریع وقتی تماس نامشخصی داشته باشید با کلیک کردن بر روی پاپ آپ تماس پنجره ی تطبیق شماره با پرونده باز میشود. مانند شکل زیر:

بعد از تایید کردن این پنجره، فرم مربوط به دسته ای که انتخاب کرده اید باز می شود. مانند شکل زیر:

همانطور که در تصویر ملاحظه می نمایید، کاربران نرم افزار می توانند در هنگام ثبت اطلاعات پرونده، هر اطلاعاتی که باید در نرم افزار پی سی آفیس ثبت شود را در همین یک پنجره ثبت نمایند، بدون اینکه لازم باشد برای ثبت اطلاعات هر قسمت، کلیک اضافه ای بکنند.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.