قسمت تماس

در این قسمت تماس های صورت گرفته به همراه جزییات و اطلاعات تماس از جمله شماره تلفن، نام پرونده مربوط به شماره تلفن، تاریخ تماس، مدت مکالمه نوع تماس (دریافتی یا ارسالی) و خط تلفن و داخلی که تماس از طریق آن برقرار شده را می توانید مشاهده کنید. همچنین می توانید در صورت لزوم برای هر تماس نکته ای ثبت کنید که در صورت انجام آن نکته ثبت شده به همراه ثبت کننده نکته برای شما نمایش داده می شود.

همانطور که در تصویر مشاهده می کنید در قسمت تماس تماس های دریافتی با رنگ سبز و تماس های ارسالی با رنگ قرمز نمایش داده می شود.

پاپ آپ تماس (Pop up):

درصورت فعال کردن “پاپ آپ” هنگامی که تماسی دریافت می کنید شماره تلفن تماس گیرنده و آمار سوابق تماس، روی کامپیوترهایی که به نرم افزار متصل هستند در یک “پاپ آپ” که در گوشه صفحه نمایش ظاهر می شود نمایش داده می شود. اگر قبلا این شماره را در پرونده ای ثبت کرده باشید در “پاپ آپ” نام پرونده مربوطه نیز نمایش داده می شود که با کلیک بر روی آن، نرم افزار پرونده مربوطه را باز می کند. اما در صورتی که این شماره را در پرونده ای ذخیره نکرده باشید به جای نام پرونده عبارت “نامشخص” درج می شود که با کلیک روی آن می توانید شماره را در یکی از پرونده های موجود ذخیره کنید یا برای آن پرونده جدیدی ایجاد نمایید.

همچنین در “پاپ آپ” کادری نیز برای ثبت نکته وجود دارد که می توانید توضیحات مورد نظرتان را در آن وارد کنید.

بازخوانی تماس ها (Refresh) :

هنگامی که تماسی برقرار می شود باید یک مرتبه اطلاعات از پایگاه داده بازخوانی شود تا در لیست تماس ها نمایش داده شود. این کار به دو صورت اتوماتیک و دستی قابل انجام است. برای باز خوانی به صورت دستی می بایست در نوار ابزار از سر برگ “تماس ها” روی ابزار “بازخوانی” کلیک کنید. برای بازخوانی اتوماتیک می توانید در کادر تنظیمات که در سمت چپ برنامه قرار دارد در قسمت بازخوانی گزینه “اتوماتیک” را تیک بزنید و در کادر زیری آن فاصله ی بین هر بازخوانی را مشخص کنید.

فیلتر بر اساس تاریخ :

با انتخاب ابزار “بر اساس تاریخ”  در نوار ابزار از سربرگ “تماس ها”، نرم افزار تماس های شما را به صورت جداگانه برای هر روز نمایش می دهد که می توانید از طریق کادر تاریخ که در تصویر پایین آورده شده است، تاریخ مورد نظر که می خواهید تماس های مربوط به آن روز را ببینید را تنظیم کنید.

همچنین در این حالت می توانید تماس ها را بر اساس دریافتی یا ارسالی بودنشان نیز فیلتر کنید. برای این کار باید در نوار ابزار از سربرگ “تماس ها” از گزینه های مجاور “بر اساس تاریخ” که در واقع از زیرمجموعه های ابزار “بر اساس تاریخ” هستند استفاده کنید که شامل
سه گزینه ی ” ، ،  “و یک حالت  “تماس های بی پاسخ” می باشد.

استفاده از فیلتر تماس ها

در قسمت تماس نرم افزار پی سی آفیس این امکان وجود دارد که تماس ها را بر اساس پارامترهای گوناگون مانند مدت مکالمه، تاریخ، شماره تلفن و … فیلتر کنید. به طور مثال می خواهید تماس هایی که مدت مکالمه آنها بالاتر از ده دقیقه بوده را فیلتر کنید. هچنین می توانید از چند فیلتر به طور همزمان استفاده کنید. به عنوان مثال می توانید تماس های بالای ده دقیقه ای که با تلفن همراه صورت گرفته را فیلتر کنید. برای استفاده از این امکان باید در نوار ابزار از سربرگ “تماس ها” روی گزینه “بر اساس فیلتر” کلیک کنید. پس از این کار تمام تماس هایی که از ابتدا در سیستم ثبت شده نمایش داده می شود و شما می توانید روی تماس ها فیلترهای مورد نظر را اعمال کنید. برای ایجاد فیلتر می بایست در ستونی که درسمت چپ نرم افزار قرار دارد به سربرگ “فیلتر” بروید. سپس روی دکمه یکلیک کنید تا یک رکورد جدید برای فیلتر ایجاد شود.

هرفیلتر، از سه قسمت حالت فیلتر شرط مقدار تشکیل شده است. سپس در فیلترهای ایجاد شده تغییرات مورد نظر را اعمال کنید. سپس بر روی دکمه “اعمال فیلتر” کلیک نمایید. همچنین می توانید با استفاده از دکمه ی “ذخیره” فیلتر مورد نظر را برای استفاده سریعتر در دفعات بعد ذخیره کنید. به طور مثال در تصویر پایین، ما تماس هایی که ارسالی بوده و مدت مکالمه آن بیشتر از ۱۰دقیقه بوده و همچنین تماس با موبایل بوده را فیلتر کرده ایم.

حذف فیلتر:

برای حذف فیلتر می بایست روی علامتcross که در پایین صفحه وجود دارد کلیک نمایید. همچنین می توانید با برداشتن تیک فیلتر آن را غیر فعال کرده و با زدن تیک، مجددا آن را فعال کنید.

ثبت یک شماره تماس در پرونده جدید :

برای اضافه کردن یک شماره به یک پرونده، در قسمت تماس، پس از انتخاب شماره مورد نظر روی آن راست کلیک کرده و از منوی باز شده گزینه “تطبیق” را انتخاب (همچنین می توانید از نوار ابزار در سربرگ“تماس ها” نیز روی ابزار “تطبیق” کلیک کنید.) کنید. سپس در پنجره باز شده ابتدا در قسمت “عنوان پرونده” نام پرونده را وارد کنید. سپس در قسمت “دسته ها” دسته یا دسته های مربوط به پرونده را انتخاب کنید. سپس در قسمت “کاربران” یک کاربر را به عنوان مسئول پرونده انتخاب کنید. سپس بعد از انتخاب عنوان شماره تماس روی دکمه “تایید” کلیک کنید.

ثبت یک شماره تماس در پرونده موجود :

برای ثبت یک شماره تماس در یکی از پرونده های موجود می بایست در قسمت تماس پس از انتخاب شماره تماس مورد نظر ، روی آن راست کلیک کنید و از منوی باز شده روی “تطبیق” کلیک کنید. در پنجره ی باز شده به سربرگ “الحاق به پرونده موجود” بروید. سپس پرونده ای که می خواهید شماره تماس به آن الحاق شود را انتخاب کنید. در صورت نیاز می توانید با استفاده از کادر جستجو پرونده مورد نظر را پیدا کنید. سپس عنوان شماره را انتخاب کرده و روی “تایید” کلیک نمایید.

مرتب سازی لیست تماس ها بر اساس ستون ها:

برای راحتی بیشتر هنگام مشاهده تماس ها یا زمانی که در جستجوی تماس خاصی می باشید می توانید لیست تماس ها را بر اساس هر ستون مرتب کنید. به عنوان مثال می توانید تماس ها را بر اساس زمان و تاریخ به ترتیب از قدیمی ترین تماس تا جدید ترین تماس و برعکس مرتب کنید. برای مرتب کردن لیست بر اساس یک ستون می بایست روی عنوان ستون یک بار کلیک نمایید. با کلیک مجدد روی عنوان ستون نحوه ی مرتب سازی برعکس می شود. به طور مثال در تصویر زیر، لیست تماس ها بر اساس “مدت مکالمه” مرتب شده اند.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.