جداول پایه

جداول پایه

برای شروع به کار با نرم افزار پی سی آفیس می بایست یک سری مقدمات اولیه را به منظور شکل دهی اطلاعات فراهم کنید که این کار باید در قسمت جداول پایه انجام شود. در اینجا هر یک از بخش های جداول پایه به اختصار توضیح داده می شود.

دسته بندی پرونده ها:

پرونده هایی را که در نرم افزار پی سی آفیس ایجاد می کنید ممکن است طیف های گوناگونی داشته باشند. شما می توانید هر کدام از پرونده ها را در دسته های جداگانه ای قرار دهید. به طور مثال، برای ذخیره پرونده های مشتریان خود می توانید یک دسته با نام مشتریان (یا هر نام دیگری به دلخواه) ایجاد کنید و پرونده مشتریان خود را در آن دسته قرار دهید. و یا حتی ممکن است مشتریان شما نیز انواع مختلفی داشته باشند و بخواهید هر گروه از مشتریان خود را در یک دسته جداگانه قرار دهید. به طور مثال می توانید مشتریانی که به بدهی خود را به صورت اقساط پرداخت می کنند در یک دسته و مشتریانی که بدهی خود را به صورت نقدی پرداخت کرده اند را در یک دسته ی جداگانه قرار قرار دهید. همچنین هر پرونده می تواند به طور همزمان جزو چند دسته باشد. همچنین می توانید هر زمان که خواستید دسته یک پرونده را تغییر دهید. برای ایجاد یک دستهء جدید، ابتدا در قسمت جداول پایه بر روی “دسته بندی پرونده ها” کلیک کنید. سپس در پنجرهء باز شده بر روی دکمهء جدید  کلیک نمایید.

سپس در پنجرهء باز شده در کادر اول نام دلخواه را برای دسته مورد نظر وارد کنید و در کادر بعدی سطح دسترسی مورد نظر را انتخاب کنید و روی دکمهء تایید کلیک نمایید.

عنوان شماره تماس

در هر یک از پرونده های شما ممکن است چندین شماره تماس وجود داشته باشد که می توان برای هر کدام یک عنوان مناسب در نظر گرفت. به طور مثال ممکن است در پرونده اشخاص شماره تلفن همراه، منزل و محل کار وجود داشته باشد که می بایست یک بار این عناوین را در قسمت جداول پایه ایجاد کنید.

عنوان آدرس

همانند عنوان شماره تماس برای ثبت آدرس های مختلف در یک پرونده ابتدا باید یک بار عناوین مورد نظر را ایجاد کنیم و به آدرس های داخل پرونده منصوب کنیم.

عنوان ایمیل

کاربرد عنوان ایمیل نیز مانند دو مورد قبلی عنوان شماره تماس و عنوان آدرس می باشد و برای تفکیک ایمیل های مختلف در یک پرونده به کار می رود.

نوع ارتباط بین پرونده

زمانی که می خواهید ارتباطات بین پرونده ها را مشخص کنید ابتدا باید نوع ارتباطات را ایجاد کنید و بعد در پرونده ها مورد استفاده قرار دهید. برای ایجاد این ارتباطات، ابتدا باید یک ارتباط اصلی ایجاد کنید و سپس در زیر مجموعه آن ارتباطات فرعی را ایجاد کنید. به طور مثال، برای پرونده های دو شخص که ارتباط پدر و فرزندی دارند، ابتدا یک ارتباط اصلی با یک نام مناسب مانند “خویشاوندی” ایجاد می کنیم و در زیر مجموعه آن، ارتباطات فرعی را با نام “پدر” و “فرزند” را ایجاد می کنیم.

جداول ساده (فرم)

هنگامی که در قسمت فرم ها یک فیلد متن تک انتخابی و یا متن چند انتخابی ایجاد می کنید، باید یک جدول که مقادیر مورد نیاز را در آن وارد کرده اید را نیز به آن الحاق کنید تا فیلد مورد نظر قابل استفاده باشد. برای ساخت یک جدول، در قسمت جداول پایه بر روی دکمهء جداول ساده (فرم ها) کلیک نمایید و در پنجرهء باز شده بر روی دکمهء جدید کلیک کرده و در کادر عنوان، عنوان مورد نظرتان را وارد کرده و سپس بر روی تایید کلیک نمایید.

پس از انجام این مراحل مشاهده می کنید جدول مورد نظرتان ساخته شده و به لیست جداول اضافه شده است.

 اما این جدول همچنان خام بوده و قابل استفاده نمی باشد. به همین خاطر می بایست پس از ساخت جدول مقادیر (گزینه های قابل انتخاب در فیلد مورد نظر) مورد نظرتان را داخل جدول ایجاد کنید. برای این کار جدول مورد نظر را انتخاب کنید و سپس بر روی دکمهء مقادیر کلیک کنید سپس در پنجرهء باز شده بر روی جدید کلیک کنید و در کادر عنوان نام دلخواه را وارد کنید و روی تایید کلیک کنید. سپس سایر مقادیر مورد نظر را نیز به همین ترتیب وارد کنید. همچنین می توانید برای هرکدام از مقادیر ایجاد شده زیرمجموعه نیز در نظر بگیرید که برای این کار باید پس از انتخاب مقدار (گزینه) مورد نظر بر روی زیرمجموعه کلیک نمایید و زیرمجموعه های مورد نظر را ایجاد کنید.

لیست ها

گاهی اوقات اطلاعاتی که می خواهیم در یک پرونده ثبت کنیم دارای مقادیر زیادی می باشد و نمی توان در قالب یک فیلد جای داد. در این مواقع از فیلد لیست استفاده می کنیم. به طور مثال اگر بخواهید شماره حساب های مربوط به یک پرونده به همراه مشخصات هر حساب را وارد کنید سایرفیلدها مناسب نمی باشد. فیلد لیست در واقع مجموعهء چند فیلد است که در یک پنجره یکجا شده است. برای ایجاد یک فیلد لیست ابتدا باید فیلدهای مورد نظر را ساخته و در یک “گروه” بسازید و سپس در اینجا گروه ساخته شده را به لیست مورد نظر الحاق نمایید. برای ساخت لیست جدید پس از باز کردن قسمت لیست ها بر روی دکمهء جدید کلیک نمایید. پس از وارد کردن نام مورد نظر فرم و گروه مورد نظر را انتخاب کنید و سپس روی تایید کلیک نمایید.

کالا/محصول

کالاها و خدماتی که به مشتریان ارائه می کنید و می خواهید در فاکتور نرم افزار ثبت کنید را ابتدا می بایست در این قسمت ثبت نمایید تا در فاکتور قابل استفاده باشد. نکته ای که که باید مد نظر داشته باشید این است که هنگام ایجاد کالاها و محصولات باید واحد شمارش آن کالا را هم مشخص کنید، به همین جهت قبل از ثبت کالاها ابتدا در قسمت واحد واحد های مورد نظر راایجاد نمایید.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.