مدیریت فرم ها (طراحی فیلدهای اطلاعاتی)

طراحی فیلدهای اطلاعاتی

در نرم افزار پی سی آفیس می توانید برای هر کدام از پرونده های خود هر اطلاعاتی را که می خواهید با هر نوع فرمتی وارد کنید، اما ابتدا می بایست یک بار فیلد های اطلاعاتی مورد نظر را با توجه به نوع نیازتان بسازید.

عمل ساختن فیلدهای اطلاعاتی در قسمت “مدیریت فرم ها” انجام می شود

برای ساخت فیلدهای اطلاعاتی ابتدا باید یک فرم جدید بسازید. فرم ها به منظور دسته بندی کردن فیلدها ساخته می شوند. در واقع چون اطلاعاتی که برای هر پرونده ثبت می کنیم متفاوت است باید برای هر دسته از اطلاعات فرم جداگانه ایجاد کرد. به طور مثال برای اطلاعات مالی یک پرونده یک فرم مخصوص و برای اطلاعات اداری همان پرونده یک فرم جداگانه ساخته می شود. هر فرم پس از ساخته شدن ، در قسمت پرونده به صورت یک سربرگ (Tab) نمایش داده می شود. (به تصویر زیر توجه نمایید)

پس از ساخت یک فرم جدید باید در زیر مجموعه ی آن گروه های مورد نظرتان را بسازید. گروه نیز همانند فرم برای دسته بندی فیلد های اطلاعاتی ساخته می شود و شما می توانید در هر فرم چند گروه داشته باشید. به طور مثال در فرمی که برای اطلاعات مالی ساخته اید می توانید یک گروه برای مشتریان نقدی و یک گروه برای مشتریانی که پرداخت اقساط یا چکی دارند ایجاد نمایید. می توانید نحوه نمایش “گروه ها” پس از الحاق به یک پرونده را در تصویر زیر مشاهده نمایید. در تصویر زیر در زیر مجموعهء فرم فنی دو گروه به نام های “اطلاعات سرور” و “اطلاعات دستگاه” ایجاد شده است.

پس از ساختن فرم ها و گروه های مورد نظرتان می توانید فیلد های اطلاعاتی را با توجه به موضوع اطلاعات، در فرم و گروه مربوط به آن بسازید. فیلدها همان قسمتی است که اطلاعات در آن ذخیره می شود.

ساخت فرم جدید

برای ساخت یک فرم جدید، در قسمت “مدیریت فرم ها” در نوار ابزار، از سربرگ فرم روی ابزار “فرم جدید” کلیک کنید. سپس در پنجره باز شده، در کادر “عنوان” نام مورد نظر فرم را وارد نمایید و سپس روی گزینه “تایید” کلیک کنید.

پس از ساخت فرم باید سطوح دسترسی مربوط به فرم را نیز تعیین نمایید. برای تعیین سطوح دسترسی ابتدا با کلیک روی فرم مورد نظر آن را انتخاب کنید. با انتخاب فرم مورد نظر قسمت مربوط به تنظیمات فرم در سمت چپ پنجرهء پی سی آفیس به نمایش در می آید که می توانید سطوح دسترسی مورد نظر را جهت نمایش و ویرایش تعیین نمایید. همچنین با تعیین دسته های پیشفرض هنگامی که پروندهء جدیدی در آن دسته ایجاد می کنید، فرم مورد نظر به طور خودکار به پرونده الحاق می گردد. پس از انجام تغییرات بر روی دکمهء ذخیره کلیک کنید.

ساخت گروه جدید

برای ساخت گروه جدید باید پس از ساختن فرم جدید روی فرم کلیک راست کرده و “گروه جدید” را انتخاب کنید و سپس در پنجره باز شده، در کادر “عنوان” نام مورد نظر فرم را وارد نمایید و سپس روی گزینه “تایید” کلیک کنید.

ساخت فیلد جدید

برای ساخت فیلد جدید پس از انتخاب فرم و گروه مورد نظر، در نوار ابزار روی گزینه “فیلد جدید” فرمها کلیک کنید. یا روی گروه مورد نظر راست کلیک نموده و از منوی باز شده روی گزینه “فیلد جدید” کلیک کنید. سپس در پنجره باز شده، در کادر “عنوان” نام مورد نظر را وارد کنید. سپس فرمت مورد نظر را نیز انتخاب کنید و سپس روی “تایید” کلیک کنید.

پس از ساخت فیلد مورد نظر می توانید در کادری که در سمت چپ پنجره قرار دارد تنظیمات فیلد مورد نظر را تغییر دهید.

انواع فیلدها در قسمت مدیریت فرم ها:

جعبه انتخاب

فیلد جعبه انتخاب پس از اضافه شدن به یک پرونده به صورت یک چک باکس “Check-Box” نمایش داده می شود.

عدد

اگر اطلاعاتی که می خواهید ذخیره کنید به صورت عدد می باشد می توانید از این نوع فیلد استفاده کنید مانند مبلغ قرار داد. (در این فیلد اعداد تا حداکثر ۱۶ رقمی می توانید وارد نمایید)

کشور

در صورتی که محتویات فیلد مورد نظرتان نام یک کشور است می توانید از این فیلد استفاده کنید.

کشور/شهر

این فیلد هم مانند فیلد “کشور” می باشد با این تفاوت که پس از انتخاب کشور می توانید یک شهر هم از آن کشور انتخاب کنید.

موقعیت جغرافیایی

با استفاده از این فیلد می توان محل قرارگیری مکانی را روی نقشه مشخص کرد و در پرونده نمایش داد.

متن ساده

با انتخاب این گزینه همانطور که در تصویر زیر مشخص است، در فیلد خالى میتوانیم اطلاعات را بصورت متن ساده وارد کنید.

متن چند خط

فیلد “متن چند خط” مانند فیلد متن ساده می باشد با این تفاوت که می توانید تعداد سطر بیشتری در آن تایپ کنید یا جملات مختلف را در سطرهای جداگانه وارد نمایید.

متن تک انتخابی

زمانی که اطلاعات و مقادیر مربوط به فیلدی که می خواهیم بسازیم محدود و ثابت باشد از فیلد “متن تک انتخابی” استفاده می کنیم. به طور مثال در موسسه شما پنج بازاریاب وجود دارد و در پرونده هر مشتری می خواهید بازاریاب او را مشخص کنید.

البته برای ساخت فیلد “متن تک انتخابی” و “متن چند انتخابی” ابتدا باید یک جدول بسازید و مقادیر آن را مشخص کنید و آن را به فیلد ایجاد شده الحاق کنید. برای الحاق جدول به فیلد ایجاد شده در قسمت تنظیمات مربوط به فیلد که در سمت چپ پنجره قرار دارد، با استفاده از کادر “جدول”، جدول مورد نظر را انتخاب نمایید.

* برای ساخت جدول می بایست به قسمت جداول پایه بروید. (برای آشنایی با نحوه ساخت جدول به قسمت “جداول پایه” مراجعه نمایید.)

جدول چند انتخابی

کاربرد این فیلد نیز مانند فیلد “متن تک انتخابی” می باشد با این تفاوت که تعداد مقادیری که می شود به صورت همزمان انتخاب کرد محدودیتی ندارد.

* مانند فیلد “متن تک انتخابی” برای فیلد “جدول چند انتخابی” نیز باید یک جدول ایجاد کنیم.

رنگ

با اضافه کردن فیلد رنگ به هر پرونده میتوان برای هر پرونده یک رنگ در نظر گرفت که رنگ در نظر گرفته شده بعدها می تواند در مواردی استفاده شود. به عنوان مثال می توان پاپ آپ تماس هر پرونده، یا پرونده های هر دسته ای رنگ مخصوص داشته باشد.

فایل

با استفاده از این فیلد می توانید یک فایل با هر فرمتی که باشد را به پرونده مورد نظر اضافه کنید و سپس توضیحی در مورد فایل در ذیل آن وارد کنید.

تصویر

همانطور که از نام فیلد تصویر مشخص است اطلاعاتی که در این فیلد ذخیره می شود به صورت تصویر است. مانند عکس پرسنلی کارمندان شرکت.

تاریخ

برای اطلاعاتی که در برگیرنده تاریخ می باشد می بایست از این نوع فیلد استفاده کنید مانند تاریخ تولد و یا تاریخ انجام سفارش. همچنین می توانید برای فیلد های تاریخ یک اتوماسیون فعال کنید.

ساعت

هنگامی که قصد دارید در پرونده ای اطلاعاتی وارد کنید که نشان دهنده ساعت خاصی باشد، فیلد ساعت مورد استفاده قرار می گیرد. به طور مثال اگر بخواهید در یک مجموعه آموزشی ساعت کلاس هر کدام از دانشجویان را در پرونده شان ثبت کنید می توانید از این فیلد استفاده کنید.

تاریخ/ساعت

فیلد “تاریخ/ساعت” ترکیبی از دو فیلد تاریخ و ساعت می باشد.

پرونده

با استفاده از این فیلد می توانید یکی دیگر از پرونده های موجود را به عنوان اطلاعات فیلد وارد کنید. به طور مثال در یک مجموعهء آموزشی قصد دارید در پروندهء هر یک از دانشجویان، استاد مربوطه را مشخص کنید. (برای هر استاد نیز یک پرونده ثبت شده است) که می توانید با استفاده از فیلد “پرونده” پرونده استاد مورد نظر را در این فیلد قرار دهید.

لیست

گاهی اوقات اطلاعاتی که می خواهیم در یک پرونده ثبت کنیم دارای مقادیر زیادی می باشد و نمی توان در قالب یک فیلد جای داد. در این مواقع از فیلد لیست استفاده می کنیم. به طور مثال اگر بخواهید شماره حساب های مربوط به یک پرونده به همراه مشخصات هر حساب را وارد کنید، سایرفیلدها مناسب نمی باشد.

پس از ساخت یک فیلدِ نوع لیست باید در سمت چپ پنجره یکی از لیستهایی که در قسمت جداول پایه ساخته اید را به فیلد خود اختصاص دهید.

برای مشاهده راهنمای ایجاد فیلد لیست اینجا را کلیک کنید.

پاسخ دهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.