پرونده ها – ثبت اطلاعات اشخاص، کالا و خدمات
قابلیت تعریف گروه های مختلف برای پرونده ها مانند: خریدار، فروشنده، خدماتی، کارکنان، اقوام و دوستان، مشتری بالفعل، مشتری بالقوه که برای هر کدام می توان اطلاعاتی که مورد نیاز است را وارد کرد و کاملاً قابل تغییر توسط خود کاربر می باشد.
- ایجاد فیلدهای دلخواه برای هر گروه
- ایجاد سبد انتخاب های گوناگون برای پرونده ها
- ثبت شماره تلفن به تعداد نامحدود با عناوین مختلف (دفتر، کارگاه، منزل، همراه) و قابلیت ثبت شماره داخلی وتوضیحات برای هر شماره
- امکان ثبت آدرس به تعداد نامحدود و با قابلیت تفکیک کشور، شهر، محله، کدپستی و قابلیت علامتگذاری روی نقشه گوگل برای هر آدرس
- قابلیت تعریف اطلاعاتی از مشتری که بصورت جدول، عکس، تاریخ، چک باکس، عدد، فایل، ساعت، شهر، کشور، رنگ، لیست میباشد.
- دارا بودن بخش تماسها در هر پرونده بصورتیکه هر لحظه می توان مشاهده نمود که این مشتری در چه تاریخ هایی و در چه ساعاتی با شرکت تماس گرفته و یا شرکت با او تماس گرفته است.
- دارا بودن بخش پیامک در هر پرونده بصورتیکه هر لحظه می توان مشاهده نمود که این مشتری در چه تاریخ هایی و چه ساعاتی به شرکت پیامک زده و یا شرکت به او پیامک زده است.
نمایش دهنده لحظه ای Popup تماس ها
نمایش دهنده لحظه ای Popup در لحظه ای که تماس گرفته می شود به صورتی که تا تماس برقرار می شود بصورت یک کادر مجزا اطلاعاتی از قبیل زمان، نام مشتری، کد مشتری، با کدام خط ارتباط برقرار شده، نام ثبت کننده پرونده، امروز چندمین بار است این شماره تماس می گیرد؟ کلا چندمین بار است این شخص تماس می گیرد؟ و آخرین بار چند روز پیش بوده؟
- قابلیت ثبت نکته درPopup و یا ثبت پرونده جدید همان لحظه.
- قابلیت تنظیم نمایش تصویر پرونده ویا پخش صوت هنگام زنگ خوردن در Popup.
- قابلیت تنظیم رنگ پاپ آپ برای هر کاربر.
- قابلیت تنظیم فیلدهای دلخواه هر گروه جهت نمایش درPopup (ستونهای اختیاری). و هر اطلاعاتی که مشاهده آن در لحظه تماس ضروری می باشد را می توان تنظیم نمود. از قبیل (گروه مشتری، شماره اشتراک آن، نام محله آن و به طور کلی نمایش اطلاعات پرونده مشتری).
- این Popup شامل تماس های ورودی، خروجی، مسدودی، یادآوری کارها و غیره می شود که تنظیم همه این موارد به عهده کاربر می باشد (جزء ماژول های آینده می باشد).
تماس های ارسالی و دریافتی
- قابلیت نمایش اطلاعات تماس های ارسالی و دریافتی روزانه از قبیل تماس گیرنده، تاریخ، ساعت، کد مشتری، شماره، کد مخابراتی، مدت تماس، نام خط، شماره داخلی.
- قابلیت فیلتر نمودن تمام اطلاعاتی که در مورد اول ذکر شد بعلاوه فیلدهای دلخواه مانند نام بازاریاب، منطقه مشتری و …. (ستونهای دلخواه)
- نمودار تماس های ارسالی و دریافتی با قابلیت تعیین محور عمودی و افقی توسط کاربر و چاپ آن
- مشاهده سابقه تماس های هر پرونده با کلیک روی پرونده
- فیلتر تماس ها بر اساس فیلد های دلخواه مانند: نام بازاریاب، منطقه مشتری، کالای خریداری شده و هر آنچه کاربر تنظیم نماید.
- قابلیت تصحیح شماره هایی که در اثر اشتباه پالس های مخابراتی چند عدد آن کم یا زیاد افتاده.
- قابلیت دیدن تعداد تماس های روزانه داخل کادر جدا.
- ثبت نکته های گفته شده در مکالمه برای هر تماس و تعیین پرچم های رنگی برای آنها.
امکان مانیتورینگ خطوط تلفن
برخی از امکانات بخش مانیتورینگ خطوط نرم افزار پی سی آفیس به شرح زیر می باشد:
- امکان مانیتورینگ خطوط تلفن در تولبار برنامه پی سی آفیس
- امکان نمایش شماره های گرفته شده توسط کاربران یا نمایش شماره تماس های دریافتی
- امکان مانیتورینگ کامل خطوط تلفن ارسالی برای تمامی خطوط تا ۶۴ خط همزمان
- امکان مانیتورینگ کامل خطوط تلفن دریافتی برای تمامی خطوط تا ۶۴ خط همزمان
- امکان بررسی خطوط تلفن اشغال بطور دائم در تولبار برنامه
- نمایش نام پرونده تماس دریافتی و ارسالی
- نمایش زمان رویداد تماس ارسالی و دریافتی
- نمایش طول تماس ارسالی و دریافتی
- نمایش گروه مربوط به داخلی ها
امکانات و قابلیت های قسمت تقویم و مدیریت وظایف به شرح زیر می باشد:
- قابلیت ایجاد وظایف در روزهای مختلف و تنظیم آلارم برای کارها برای خود و دیگران
- ایجاد تنظیم پیگیری در تاریخ های مختلف برای تماس های ارسالی و دریافتی
- ارسال وظایف برای پرسنل از طریق تعریف رویداد، پیامک
- یادآوری انجام کارها برای تاریخ هایی که در پرونده اشخاص بعنوان فیلد اطلاعاتی تعریف شده
- قابلیت چت بین کاربران سازمان
- تعیین ساعت برای انجام کار با قابلیت drag & drop
- امکان ثبت واقعه تکراری در تقویم.
- تقویم هجری شمسی فارسی.
- نمایش کلیه تاریخ های ثبت شده در پرونده ها به ۳ صورت همزمان و تبدیل به یکدیگر (شمسی، قمری، میلادی)
امکان نمایش تقویم بصورت ماهانه، هفتگی و روزانه
تعریف و مدیریت ارتباط بین پرونده ها
تعریف و مدیریت ارتباط بین پرونده ها بدین صورت که پرونده X با پرونده Y دارای ارتباط از انواع مختلفی مانند: همکار، کارمند، کارفرما، مشتری، شرکت تابعه، شرکت مادر، خویشاوندی و موارد مختلفی که توسط مدیر سیستم می تواند تعریف شود و به پرونده ها نسبت داده شود.
مدیریت ارتباط بین پرونده ها در نرم افزار های CRM از اهمیت بالایی برخوردار می باشد بدلیل اینکه این بخش یک چارت انتزاعی ارتباطی بین سازمان ها، شرکتها و کسب و کارهای مختلف را در اختیار مدیر سیستم و کاربران نرم افزار قرار می دهد و با طی زمان و تکمیل شدن اطلاعات سیستم این قسمت از اهمیت بسیار بالایی برخوردار خواهد بود.
مدیریت ارسال و دریافت پیامک
با توجه یه اینکه امروزه پیامک یاهمان SMS در دنیای ارتباطات یک ابزار سریع و ارزان به شمار می رود طراحان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری پی سی آفیس بخشی بنام مدیریت ارسال و دریافت پیامک را برای همین منظور در برنامه پیاده سازی نموده اند که کاملا جامع بوده و تمامی نیازهای مدیران و کاربران برنامه CRM را دربرمی گیرد.
برخی از قابلیت های بخش مدیریت ارسال و دریافت پیامک به شرح زیر می باشد:
- قابلیت ارسال و دریافت پیامک به پرونده های ثبت شده یا به بانک های شماره پیامک
- امکان تعریف پیامک های گوناگون با قابلیت زمان بندی و ارسال به سبد انتخاب های مختلف
- مشاهده پیامک های ارسالی و دریافتی به یک پرونده
- امکان تعریف تمپلیت جهت ارسال انواع متن بصورت خودکار با درج نام گیرنده در پیامک
- تنظیم جهت ارسال پیامک بخصوص با فرا رسیدن تاریخی که در فیلدهای پرونده ای تعریف شده
- یادآوری جلسات، سررسید چک ها، اتمام بیمه نامه ها، تبریکات به مشتریها توسط پیامک
- قابلیت زمانبندی جهت ارسال
- امکان ارسال پیامک برای تماس های دریافتی
- امکان ارسال پیامک برای تماس های بی پاسخ
- ارسال پیام کوتاه برای تماس های خارج از وقت اداری
نرم افزار پی سی آفیس به گونه ای طراحی گردیده که مدیریت آن بتواند برای تمامی بخش ها سطح دسترسی کاربران تعریف کند و برای همین منظور بخشی تحت عنوان مدیریت کاربران در نظر گرفته شده که در آن می توان تمامی قسمت های موجود در نرم افزار را به دلخواه محدود کرده و یا مجوز دسترسی برای آن صادر کرد و برای هر کاربر می توان بیش از یک سطح دسترسی تعیین نمود.
از ویژگی های بخش سطح دسترسی کاربران می توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- قابلیت تعیین سطوح دسترسی در تمامی قسمت ها
- ایجاد سطوح دسترسی برای هر دسته از پرونده ها
- قابلیت تعیین سطح دسترسی برای اطلاعات پرونده ها
- قابلیت تعیین دسترسی نمایش، ویرایش و حذف برای فرم ها
- تعیین سطح دسترسی برای خط تلفن شخصی مدیر سازمان
- قابلیت تعیین سطح دسترسی برای تماسها
قابلیت صدور فاکتور و پیش فاکتور
قابلیت صدور فاکتور و پیش فاکتور در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان پی سی آفیس در بخش مدیریت فاکتور ها بصورت زیر در نظر گرفته شده است:
- قابلیت ثبت فاکتور و پیش فاکتور در هر پرونده بصورت اختصاصی
- امکان محاسبه تخفیف و ارزش افزوده هنگام ثبت کالا و صدور فاکتور
- امکان درج سربرگ اختصاصی بمنظور درج در پس زمینه فاکتور
- امکان ثبت کالا بهمراه واحد شمارش کالا
- امکان ثبت نکته در هر فاکتور بصورت جداگانه
- امکان چاپ فاکتور
- قابلیت ذخیره فاکتور و پیش فاکتور بصورت فایل و عکس
- امکان شماره گذاری فاکتور و یپش فاکتور بصورت اتوماتیک و دستی
امکان افزودن فایل های ضمیمه
امکان افزودن فایل های ضمیمه در قسمت های مختلف نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان پی سی آفیس در نظر گرفته است برای این منظور در قسمت فرمها می توانیم قابلیت ضمیمه کردن فایل ها را داشته باشیم و در قسمت فرم با توجه به این که در این بخش فرمهای دلخواه و سفارشی مورد نظر مشتری توسط خود وی طراحی می گردد از قابلیت گسترده تری برخوردار است.
درمورد امکان افزودن فایل های ضمیمه موارد زیر را می توان نام برد:
- امکان ضمیمه کلیه فایل های صوتی، تصویری، متنی به پرونده ها
- قابلیت افزودن متن توضیحات به ضمائم جهت جستجوی کامل آنان
- نگاه داری سابقه دانلود و آپلود ضمائم توسط کاربران و مشاهده تغیرات اعمال شده
- نگاهداری اسناد، مدارک، فاکس ها، فاکتور، کپی های مربوط به هر پرونده درون پوشه خودش
داشبورد و نمودارهای تحلیلی
بخش داشبورد مربوط به نمایش نمودار های تحلیلی و همچنین دوره ای مربوط به پرونده ها و تماس هایی که در برنامه ثبت و ضبط گردیده اند می باشد این بخش به مدیران و تحلیل گران سیستم اطلاعات مفیدی از نحوه کارکرد و میزان تاثیر گزاری افراد و بخش های مختلف در کسب و کار ارائه می دهد.
از امکانات مختلف بخش داشبورد می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- آمار تعدادی و نموداری ثبت پرونده ها
- آمار تعدادی و نموداری دسته های مختلف
- آمار تعدادی و نموداری تماس های ارسالی و دریافتی
- امکان تهیه نمودار در دوره های زمانی مختلف روز، ماه و سال
- امکان تهیه نسخه چاپی از نمودار های رسم شده در نرم افزار
مدیریت فرم ها و امکان طراحی فرم های سفارشی
بخش مدیریت فرم ها بمنظور اینکه مشتریان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری پی سی آفیس بتوانند بخشی از کسب و کارشان که در دفاتر، فرم ها و سیستم های مختلف بایگانی اسناد قبلا بصورت فیزیکی ثبت می نمودند را در بخش مدیریت فرم ها طراحی نموده و از مزیت های بسیار این بخش که نگهداری آسان و تسریع در فراخوانی آنهاست بهره مند گردند.
از قابلیت های بخش مدیریت فرم ها می توان موارد زیر را نام برد:
- امکان درج فیلد یادآوری ماهیانه و سالیانه در فرم ها
- امکان دسته بندی فرم ها براساس پرونده ها
- امکان دسته بندی فرم ها براساس سبد انتخاب
- قابلیت ذخیره اتوماتیک اطلاعات فرم پس از ویرایش
- قابلیت افزودن فیلد بصورت لیست
- قابلیت دریافت فایل XML
- قابلیت استخراج فرم طراحی شده به فرمت XML
امکان افزودن انواع فیلد های مختلف به فرم ها به شرح زیر:
- افزودن فیلد boolean بصورت چک باکس
- قابلیت درج متن چند خطی و تک خطی
- افزودن فیلد چند انتخابی
- امکان انتخاب جعبه رنگ
- افزودن فایل
- افزودن فیلد تاریخ
- افزودن فیلد زمان
- افزودن لیست
- افزودن پرونده ها
گفتگو میان کاربران نرم افزار (چت)
امکان گفتگو میان کاربران نرم افزار (چت) بمنظور ارتباط بین افرادی که باسیستم سروکار داشته و ایجاد هماهنگی بین کاربران و همچنین تعامل بیشتر حین انجام کارها در نرم افزار گنجانده شده است، این قابلیت در قسمت پنجره کناری نرم افزار و در برگه چت فعال می باشد و ظاهر ساده و کاربرد فراوان از ویژگی های این بخش است.
از جمله امکانات بخش گفتگو میان کاربران نرم افزار چت می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امکان ارسال پیام های متنی بین دو یا چند کاربر
- امکان ارسال پیام و گفتگو میان کاربران بصورت دسته جمعی
یکی از مزایای کلیدی این بخش زمانی مشخص می شود که کاربرانی خارج از شبکه محلی در سیستم داشته باشیم و بخواهیم به دفعات پیام های کوتاه با کاربر دور یا خارج از شبکه محلی ارسال کنیم.
امکان تعریف کارتابل برای زمانبندی کارها
امکان کارتابل یا یادآوری کارها و وظائف یکی از مهمترین قسمت هایی است که بایستی هر نرم افزار CRM آن را داشته باشد. و با توجه به اهمیت فراوان زمانبندی و یادآوری کارها طراحان نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان P30Office بخشی را بعنوان مدیریت زمانبندی و کارها در نظر گرفته اند که تمامی نیازهای بخش زمانبندی و یادآوری مشتریان و کاربران نرم افزار را برطرف نموده امکانات بیشماری را در اختبار آنان قرار می دهد.
برخی از امکانات بخش کارتابل بشرح زیر می باشد:
- امکان درج وظیفه و کار برای کارمندان
- امکان تعیین مهلت اجرا برای هر کار
- امکان مشخص کردن نتیجه کار و ارجاع آن برای فرستنده
- امکان لینک شدن به یک اتوماسیون
اتوماسیون و خودکارسازی کارها
یکی از بخش های مرتبط با بحث زمانبندی و اجرای خودکار و اتوماتیک کارها بخش تعریف اتوماسیون می باشد که با قسمت کارتابل برنامه همگام می باشد. به این صورت که وقتی کارتابلی در برنامه تنظیم می گردد، بوسیله اتوماسیون نحوه انجام کار صورت می پذیرد که این کار می تواند به روش های گوناگونی که در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان پی سی آفیس در نظر گرفته شده است انجام می پذیرد.
- الحاق به کارتابل برای یادآوری کارهای روزمره برای فرد یا از طریق مدیر سیستم برای سایر پرسنل
- امکان ارتباط با فیلدهای تاریخ و ارسال خودکار پیام کوتاه و یا پیام برای کاربران یا مشتریان